Política de Tratamiento de Datos Personales

NORMAS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN

1. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

• En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:
• a) Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
• b) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
• c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• e) Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por ellos.
• f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

2. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
2.1 Datos sensibles: Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

• a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
• b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
• d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.

2.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. Las Áreas que por la naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de datos personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.

3. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

Los datos serán utilizados por CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A  para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:

• a) Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
• b) Informar sobre nuevos productos o servicios.
• c) Realizar tratamientos estadísticos de sus datos.
• d) Evaluar la calidad de productos o servicios.
• e) Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales.
• f) Transmitir, mediante publicación en la web de CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
• g) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado.
• h) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
• i) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
• j) Ejecutar el contrato de trabajo.
• k) Garantizar la seguridad de CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A.
• l)Desarrollar actividades de capacitación.
• m)Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación de CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.

El Responsable y/o el Encargado del tratamiento hará uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

4. AUTORIZACIÓN

El Tratamiento de Datos Personales realizado por CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización del Titular, sus causahabientes o representantes legitimados. La autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que, además, pueda demostrarse, de manera inequívoca, que el Titular de los Datos Personales: a) autorizó el tratamiento, b) conoce y acepta que CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A  recogerá y utilizará la información para los fines que le han sido informados.

En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir:

• • a) El Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan;
  • b) La finalidad del tratamiento de los datos;
  • c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y,
  • d) Si se recopilan Datos Sensibles.
  • e) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

5. AVISO DE PRIVACIDAD

C.I AGRICOLAS UNIDAS SA, identificada con Nit890.938.750, en cumplimiento de los términos dispuestos por el Decreto 1377 de 2013 por medio del cual se reglamenta la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y que tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, le informamos que para el ejercicio de nuestras actividades administrativas y comerciales requerimos de su autorización para almacenar y tratar su información personal.

C.I AGRICOLAS UNIDAS SA, domiciliada en la ciudad de MEDELLIN, es la responsable del tratamiento de sus datos personales y su finalidad principal es la prestación adecuada de los servicios y/o productos contratados con la empresa, procedimientos administrativos, remisión de información a los titulares relacionados con el objeto social de la organización, gestión contable, fiscal y administrativa: consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados, procedimientos judiciales, gestión de nómina, prestaciones sociales y servicios relacionados en desarrollo de nuestro objeto social, y otras finalidades inherentes a la prestación del servicio en los términos contractuales pactados con usted o su empresa, siempre velando por las buenas prácticas de las políticas de tratamiento de su información personal.

6. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:

• a) Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales.
• b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A .
• c) Ser informado por CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
• d) Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 9 de la presente política.
• e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento, según el Artículo 16 del Decreto 1377.
• f) Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A  no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Cl. AGRICOLAS UNIDAS S.A adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

C.I AGRICOLAS UNIDAS. S.A, será responsable y/o encargada de la recolección y/o del Tratamiento de Datos Personales, conservará la Autorización y demás registros almacenados, impidiendo que se deterioren, pierdan, alteren o se usen sin autorización.

DATOS DE CONTACTO PARA RADICACION DE SOLICITUDES: Los Titulares de la Información pueden ejercer sus derechos de revocar la autorización para el tratamiento de datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, enviando comunicaciones a en la Cr 43 A 16 A sur 38 Of 1403, en la ciudad de Medellín. Igualmente, los Titulares de la información pueden dirigir sus solicitudes al correo electrónico protecciondatos@frudelca.com.

9. SOLICITUDES POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS

El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de consulta o reclamo es el Jefe de Aseguramiento de Calidad

9.1 Consulta

Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes podrán, en cualquier momento, consultar la información personal que repose en las bases de datos de CI. AGRICOLAS UNIDAS S.A. Igualmente, podrán solicitar la demostración de la existencia de su autorización para el tratamiento de Datos Personales.

*Término para la Atención de Consulta: De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, la solicitud de consulta debe ser atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2 Reclamos:

Los Titulares de los datos Personales o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización.

*Revocatoria de la autorización: El Titular de Datos Personales o sus causahabientes podrán revocar la autorización otorgada, de acuerdo a la normativa vigente.

*Supresión de Datos Personales: El Titular de Datos podrá solicitar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento la supresión total o parcial de datos personales.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por AGRICOLAS UNIDAS SA, señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

• 1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir
  la respuesta.
• 2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su
  representante.
• 3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los
  uales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
• 4. En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la
  localización de los datos personales.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la base de datos.

De acuerdo con el Artículo 16 del Decreto 1377, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del tratamiento.

Cuando se reciba un reclamo por parte del Titular de Datos Personales relativo a inconsistencias en la información, o que el dato se encuentre en discusión por parte del mismo, el Responsable del tratamiento, y cuando en su nombre actúe, el Encargado del Tratamiento, debe suspender el uso del mismo, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos, responsable de la base de datos, debe asegurar que exista un registro donde se consignen las siguientes notas: «reclamo en trámite» o «información en discusión judicial» según el estado de trámite en el que se encuentre la reclamación.

Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales:

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, cuando se reciba una solicitud de reclamo por parte del Titular de Datos Personales, el Gestor de Datos responsable del tratamiento, procederá a revisar si ésta contiene la información suficiente para ser atendida, y, en el caso que requiera mayor información le comunicará al Titular, dentro de los siguientes 5 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Igualmente, la Ley indica que el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

• • • a) Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año siguiente a la puesta en funcionamiento del RNBD por parte de la SIC.
    • b) Creación de Bases de Datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses calendario, posteriores a su creación.
    • c) Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos. De acuerdo con la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el RNBD deberá actualizarse como se indica a continuación: *Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada.
      *Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del 2018.
    • d) Incidentes de Seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la SIC, a través del RNBD dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.

12. DISPOSICIÓN FINAL

AGRICOLAS UNIDAS SA designa al Jefe de Aseguramiento de Calidad para recepcionar las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus datos personales o para el ejercicio de los derechos como usuario o cliente, podrá contactarnos a través del correo electrónico protecciondatos@frudelca.com o radicando su petición en nuestra oficina principal ubicada en la Cr 43 A 16 A sur 38 Of 1403, en la ciudad de Medellín, dirigida a AGRICOLAS UNIDAS SA en el horario de lunesaviernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.